자료 공유는 1일 전, 시간은 1시간 이내, 결과공유는 1일 이내

불필요하게 소비되는 시간을 아껴 직원들의 업무와 삶 간의 균형을 잡는 것이 일류기업이 추구해야 할 최우선의 가치라는 생각으로 최근 기업들 사이에 효율적인 회의문화 정착에 대한 관심이 날로 높아지고 있다.

㈜대웅제약(대표 이종욱)은 효율적인 회의문화를 정착시키기 위해 올해 1월부터 ‘111회의 캠페인’을 시작했다고 20일 밝혔다.

대웅제약은 지난 2007년과 2013년 대웅제약 직원설문을 통해 회의 준비부터 마무리에 이르는 과정에 대한 조사를 진행한 결과 회의 전반에 있어서 양호한 것으로 나타났으나 회의 시작 및 종료 시간 준수와 회의 사전 자료 공유가 미흡하다는 점을 파악하고 이를 개선하는 것을 목표로 정했다.

회의 후 셀프 체크리스트 발송, 타이머 및 이용기록부 도움장비 비치

이러한 과제는 고스란히 캠페인의 슬로건으로 반영되어 ‘회의자료 공유는 1일 전까지, 회의시간은 1시간 이내, 회의 후 결과공유는 1일 이내’를 강조하는 ‘111회의’ 캠페인이 실시되었다.

‘111회의’를 정착시키기 위해 회의실 예약시스템에 회의의 목적과 취지, 주요 내용 등을 작성하도록 하고, 회의 후에는 111회의 진행 여부를 셀프 체크리스트를 통해 확인함으로써 회의시 직원들에게 캠페인의 취지와 목적에 맞게 제대로 진행되는지 확인하고 있다.

또한, 회의실에는 예정된 회의시간이 되면 알람이 울려, 회의시간을 준수하는데 도움을 주는 회의타이머와 회의실 이용기록부를 비치하고 임직원 퀴즈이벤트, 홍보 포스터 부착, 웹진 카툰 연재 등 사내 홍보활동을 실시하고 있다.

박상욱 우루사PM은 “불필요하게 길어지는 회의때문에 시간관리에 애로사항이 많았는데, ‘111회의 캠페인’이 시작된 후론 정해진 시간 내에 효율적으로 결론을 도출하는 시스템으로 인해 회의 시 집중력이 많이 높아졌다”고 말했다.

대웅제약 홍보팀 이화수 차장은 “지난 6개월동안 ‘111회의 캠페인’이 진행되면서 효율적인 회의문화가 사내에 점점 자리를 잡아가고 있다”며 “앞으로도 임직원들의 의견을 적극 수렴하고 보완할 점은 보완하면서 ‘111회의’가 대웅제약의 대표 사내 문화로 자리잡기 위해 힘쓰겠다”고 밝혔다.